ChatWork 专属工作、开会、讨论的云端会议室,快速完成
时间:2020-05-21 出处:时尚生活
平常工作为了加快速度的与客户沟通,大家都会使用什幺工具呢?EMail、Skype、Facebook、Line?或许这些工具会跟你私人生活混在一起,让你有一种无时无刻都在工作的错觉,为了解决这样的麻烦事,来自日本的「ChatWork 云端会议室」正式可以帮你阻绝这种劳碌命的救星,有效的把工作和生活

平常工作为了加快速度的与客户沟通,大家都会使用什幺工具呢?EMail、Skype、Facebook、Line?或许这些工具会跟你私人生活混在一起,让你有一种无时无刻都在工作的错觉,为了解决这样的麻烦事,来自日本的「ChatWork 云端会议室」正式可以帮你阻绝这种劳碌命的救星,有效的把工作和生活切割,让你可以专注的工作、更快乐的放假,不在是随时随地都在待命的状态。

ChatWork 平台提供正体中文介面,所以大家想上去尝鲜完全没有困难,网站提供多种方案,有免费也有付费方案,免费方案提500MB资料储存空间&交流人数无上限(须达成指定任务)、14组群组交谈、1对1视讯会议,非常适合个人工作者,如果企业要使用可以先使用免费版体验,觉得OK也都可以升级为付费版,资料会转移过去。

平常大家虽然习惯使用Email作为工作交谈的主要工具,因为有讯息纪录,但是在公司内部若每件事情都透过Email,效率上一定比透过交谈来得慢。邮件一来一往是需要等待的,讯息交谈是最即时的协作方式,不过上班时间透过Facebook、Line等通讯软体来沟通,似乎较不这幺正式,所以有些企业会配一些企业内部交流软体,但却不好用。不过这次要介绍的ChatWork,用了之后或许会让你有一种亲切感!

为什幺呢?因为ChatWork与Facebook的讯息交谈介面十分类似,左侧可以单人交谈或是开群组交谈,右侧则是交谈框,原先脸书最右边的广告区,取而代之的是工作事项清单,透过三栏的排版,让所有资讯一次呈现。

ChatWork 专属工作、开会、讨论的云端会议室,快速完成

ChatWork目前有90%的日本使用者,其次是越南、美国、菲律宾,台湾排名第七名。ChatWork提供了讨论沟通档案共享资讯管理工作排程等功能,专为工作者设计的会议讨论平台,对于IT产业的使用者可以快速上手,对于一般非IT产业也可以简单使用。而总体来说,比例最多的是50人以下的公司使用,透过群组方式,可以各部门分成一个群组讨论,部门主管可以创一个群组进行企业内核心讨论,所有事情云端完成,就算人不在公司,也可以透过云端方式连线查看,相应的iOS和Android皆已备妥!

网站名称:ChatWork网站网址:http://www.chatwork.com免费注册:按这里APP下载:iOS、Android

第1步  首先来到ChatWork网站,下方有提供三种注册方式,信箱、Facebook登入、Google帐号登入,香肠深信Google不会比Facebook快倒,所以就用Google注册(笑)。

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第2步  接着选择您的Google帐号,进行注册。

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第3步  这时,ChatWork需要取得Google帐户的基本资料,点选﹝接受﹞继续。

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第4步  很快的,请填也您公司的名称、名字、密码,然后勾选「同意服务条款」并点选﹝点此内容申请﹞。

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第5步  点选﹝开启ChatWork﹞。这时您也可以下载APP进行登入,ChatWork提供iOS和Android两种类型装置使用。

手机APP下载:iOS、Android

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第6歩  信箱内也会收到注册完成通知信件。

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第7步  接着会提醒你,可以串接Facebook,即可免费获得500MB总使用容量,联络人人数从原先的40人可以升级到无上限,您可以点﹝稍后设定﹞。

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第8步  点选﹝开始ChatWork﹞。

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第9步  因为香肠有受邀加入群组所以会弹出群组通知,直接点选﹝参加这个群组交谈﹞。

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第10步  接着点选﹝参加这个群组交谈﹞,即可开始工作交流了!

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ChatWork 群组交谈会议

ChatWork 整体应用都环绕在群组交谈,不论你是什幺时候加入群组,你都可以看到先前聊天过的讯息,可以往回追蹤,就算加入新伙伴,也可以很快知悉线在业务状况。

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如果有人CUE你,可以点选回覆此讯息,然后下方可以留言打字,一般社群通讯工具,如果多位使用者交谈,这些都无法做到。

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点选回覆后,下方会出现一些交谈视窗使用的短代码,这点类似于论坛设计,简单明了。

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群组中的待办工作事项

第1步  群组中,可以发起大家应该完成的事项。预设右下角会显示「只显示您自己的工作」,方便您快速知晓当前应当完成的事项,每一条事项上都有日期标注,与简易的工作描述,当您完成点选﹝完成﹞。

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第2步  当完成工作待办事项,群组讯息上会标记已完成工作的讯息,这样可让群组的使用者得知成员已完成工作。同时也会因为这样让其他人可以更加紧脚步,因为别人完成自己却还没做完,会让人感觉效率很差,进而有一种竞争的压力,适度的压力可以让人成长XD。

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第3步  此外,您也可以点选﹝编辑﹞,来编辑此项工作。

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第4步  一旦更新,也会记录在群组中,因此不用担心谁偷修改内容,因为都有历史讯息可以追蹤。

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第5步  在右侧的群组工作上,如果你点最左侧的按钮「移动至加入时间」,他会帮你的对话框,跳到此工作建立的时间点,从该时间点你可以往下查看有谁对此工作有提出问题或是疑问的讨论。

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第6步  当你完成指定的工作后,右侧点选﹝完成﹞就可以Close这个工作。

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第7步  接着完成的讯息就会出现在中间的云端会议讯息框,这样群组内所有使用者均会知晓。

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管理ChatWork群组成员

第1步  在群组成员管理上,可以点选右侧成员里面的「详细」。

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第2步  接着,可以看到所有成员,同时ChatWork也会提醒有哪些人尚未加入自己的联络人,可以一口气全部发出邀请加入。管理成员请点选﹝编辑成员﹞。

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第3步  接着,您可以管理成员的身分与调整管理者,若您有朋友也可以加入成员,不过因为香肠刚加入,暂时没有朋友(哭)。

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ChatWork 联络人邀请管理

第1步  如果有人加入你ChatWork为好友,如同Facebook也会寄送通知到信箱,可以点选﹝开启ChatWork﹞。

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第2步  如果在ChatWork中,也会在右上角显示「数字」,让你可以加入联络人。

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第3步  点进去后,会跳出联络人管理,在「待承认」的部分,可以点选接受,若有多位朋友,也可以批次确认。

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第4步  同时,在【未新增】页面中,您可以加入新的联络人,仅须点选﹝新增联络人﹞就会寄发邀请。

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第5步  在联络人管理中,已送出的邀请会列在【承认请求中】。

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ChatWork 交谈讯息会议室管理

第1步  ChatWork 左侧一个个的讯息框,我们可以视为是一间间的会议室。那,会议室若有讨论的讯息,会在上面有标记数字,告知有几个会议室目前有新的讯息,我们可以去读取讯息并了解,同时也可以过滤「指掩饰未读取交谈」。

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第2步  聊天室窗中,有一些表情符号可以使用。

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第3步  也可以上传图片,上传过的图片可以在右上角的「档案」点开查看历史上传过的图片,我想FB现在还没有这功能吧?在找资料上更显得困难。

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第4步  当然,您若想结束这个会议室,要退出会议室,点选右上缴的齿轮,就可以退出交谈。

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你不知到的ChatWork好用符号!

上次参加ChatWork的《ChatWork 全攻略 & 心法交流》中,崛江先生(Yutaka),就未我们分享了他们ChatWork团队在使用ChatWork的时候一些符号小技巧,如下:

利用[hr]画底线句子前面加上[qt],就会出现引号用[info][/info]框住讯息,就会自动出现框框用[title][/title]框住讯息,就会出现「i」符号

※以下是引用的示範:

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※以下是组合示範:

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线上多人视讯会议、桌面共享

此外,ChatWork还可以开多方群组视讯会议,网路无国界,大家都可以视讯交谈,免费版视讯可以一对一视讯,付费升级版则可以多人。若群组中有人发起聊天,可以看到显示于状态上。

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第1步  如果要开启视讯,可以在会议室中,点选右上角的摄影机图案,点开后会出现「视讯通话」和「语音通话」两选单,可择一进入,因为画面是整合在一起的。

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第2步  如果浏览器没有装相应的外挂程式,网站会很贴心的提醒并指示该如何安装,就请点﹝下载外挂程式﹞进行安装,安装好后就可以使用了。

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第3步  拨出后就是等对方回应,可是小米哥不接我电话…。右上角可以开关麦克风、视讯镜头,另外也有桌面共享功能,点下去对方就可以从原先的视讯画面看到你的桌面画面啰!结束会议也是点右上角的图案进行关闭。

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第4步  最后,在ChatWork画面中,如果有人来电或是来视讯,右下角会跳出提示框,并且会有响铃声音,点下去可以选择要直接开视讯通话还是单纯语音通话。

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ChatWork 分类清楚的会议讯息搜寻功能

这点,倒是令人独爱! ChatWork在讯息搜寻上,可是显得非常完善。因为搜寻后会帮完善的归类,依照群组或是说话的人,做一个分类,让你可以快速找到讯息。 顺带一提,如果没有搜寻到任何结果,免费版是不会扣掉使用次数的。

第1步  首先在ChatWork的页面,中间上方的搜寻框输入关键字,并点一下。

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第2步  因为香肠是免费版,所以可以免费搜寻10次。所以就点选﹝试用看看﹞,要有完善搜寻功能可以参考升级版。

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第3步  登登登!这既是完善的搜寻讯息归类,排序可以依照「新到顺序显示」、「每则交谈」、「每位使用者」的归类方式,可以让你很快找到记忆中的对话。

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第4步  有时候我们可能想到可能是某人说过,但是往往搜寻结果都是一整批,混杂着所有人讯息,透过使用者的过滤,可以很快找到,增加工作的效率。

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第5步  每则交谈,如果你跟多位使用者,这个就派上用场了。

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ChatWork 使用心得结

ChatWork 一开始使用需要适应一下,但是基本上你会使用Facebook,那讯息使用思维差不多,对于非IT人员也可以很快上手。在群组会议功能上,因为有详尽的注记功能、引用功能,有点把讨论区的概念搬上讨论会话串,可以即时的引用、开工作排程,另外搭配语音与视讯,可以更快速的交谈。讯息框除了一般纯文字,档案也可以直接储存于云端,不会像一般通讯软体,聊天到哪边,因为电脑资料不会同步,可能A电脑有文件,B电脑没有文件的困境。

透过ChatWork的即时交流,确实可将工作效率提升,降低开会的时间,达到即时、效率的成效。对于公司内部的团队会议来说,是一个很方便的工具。ChatWork的设计针对非IT人员也算是非常友善,上手程度容易,就当成Facebook使用就对了,只是这是公司用的Facebook。

有些企业会建立自己专属的社群中心,但是建置成本太高,而且使用上可能也不流畅,但透过申请已经开发好的ChatWork应该可以省下一些成本,若是为数不多的公司,免费版足够使用,若是人数较多的公司,透过付费升级也可以取得更完善的服务,达到速率和效率的两大重点,或许,你可以试试看这款新工具,来提升工作效率,加速下班的好工具,ChatWork 云端会议室!



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